Prvi korak u automatizaciji: mapiranje posla

Zašto većina automatizacija propadne

Zato što se kreće od alata umesto od problema. Neko vidi zanimljiv alat, postavi ga, i posle mesec dana ga ne koristi — jer nije rešavao stvaran problem, nego je bio zanimljiv.

Postupak koji radi

1. Zapiši nedelju dana

Sedam dana beleži šta radiš i koliko traje. Ne procenjuj napamet — procene su gotovo uvek pogrešne. Posle nedelju dana imaćeš listu koja te iznenadi.

2. Označi ponavljajuće

Traži poslove koji imaju istu strukturu svaki put. Slanje sličnih poruka, prepisivanje podataka, formatiranje, traženje istih informacija.

3. Rangiraj po formuli

Vreme koje oduzima × koliko puta mesečno ÷ koliko je teško automatizovati. Kreni od najboljeg odnosa, ne od najzanimljivijeg.

4. Automatizuj jedan po jedan

Postavi jednu stvar, koristi je dve nedelje, pa tek onda sledeću. Ko postavi pet odjednom, obično ne koristi nijednu.

Šta se lako automatizuje

• Pisanje sličnih tekstova sa različitim podacima
• Izvlačenje informacija iz dužih tekstova
• Prevođenje i prilagođavanje tona
• Kategorizacija i sortiranje

Šta se teško automatizuje

• Sve što zahteva odluku sa posledicama
• Komunikacija gde je odnos važniji od sadržaja
• Poslovi koji svaki put izgledaju drugačije

Realno očekivanje

Dobra automatizacija ti ne oduzme posao — nego ti oslobodi vreme za deo posla koji stvarno traži tebe. Ako očekuješ da nešto potpuno radi bez tebe, verovatno biraš pogrešan zadatak.